Projet : Développement d'un intranet sur mesure

Le cahier des charges de l'intranet sur mesure

Fondée en 2016 et basée à Vannes dans le Morbihan, Hippocrate Transaction est aujourd'hui le leader français dans le domaine des expertises et des transactions de cabinets dentaires et paramédicaux. L'entreprise intervient sur l'ensemble du territoire français et se développe à l'étranger.

Les deux associés fondateurs d’Hippocrate-Transactions sont des professionnels de terrain expérimentés, ayant, pour l’un, exercé comme chirurgien-dentiste et, pour l’autre, assuré des fonctions de coordinatrice de cabinet dentaire. Ils mettent cette expertise de l'estimation et de la transaction de cabinets dentaires au service des professionnels dentaires. Ils proposent également leurs services de conseil et de coaching personnalisé.
Ils sont accompagnés par deux collaboratrices en charge de la communication et de la gestion administrative.

Les associés sont très régulièrement en déplacement, sur tout le territoire français et plus ponctuellement à l’étranger, afin de mener leurs missions auprès des vendeurs et des acheteurs.
L’une des collaboratrices, basée dans la région lyonnaise et principalement en charge de la communication, travaille à 100% en distanciel. La seconde, en charge de l’administratif, partage son temps entre présentiel et télétravail.

Les opérations relatives à la cession d’un cabinet dentaire, comme pour la cession de toute entreprise, nécessitent de multiples échanges d’informations, que ce soit en interne ou à destination des vendeurs ou des acquéreurs.
De la création du dossier initial jusqu’à clôture de celui-ci lors de la finalisation de l’opération, de nombreuses phases sont prises en charge par les différents intervenants de l’entreprise.
Jusqu’à présent, l’ensemble des étapes (comptes-rendus, comptes-rendus de visites, documents à produire, signatures des mandats, actions diverses à mener…) étaient reportées sur différents tableurs Excel.

Le développement des activités de l’entreprise et, de ce fait, le nombre de dossiers traités par les différents collaborateurs complexifiait la gestion de ces tableurs. La localisation géographique des intervenants et l’intervention (l’enregistrement, par exemple) simultanée de plusieurs collaborateurs sur un même fichier a commencé à poser des difficultés (fichiers écrasés, doublons…).

Il n’y avait pas, sur le marché, de solution existante permettant la prise en compte de ces différentes problématiques et la spécificité de cette activité nécessitait de créer un outil, réalisé sur mesure, intégrant l’ensemble des fonctionnalités requises.

 

Les principales fonctionnalités de l'intranet sur mesure

L'objectif du projet était de regrouper, sur une unique interface, l'ensemble des données utiles et de pouvoir les enrichir au fil du projet pour s'assurer de la bonne exécution de toutes les tâches liées à une opération. 

Notre équipe a donc créé une solution full web, réalisée 100% sur mesure.

Pour optimiser la gestion administrative, il fallait :

• Centraliser l’ensemble des données sur un unique support,
• Ce support devait être accessible à tous utilisateurs, à tout moment,
• Certaines données accessibles devaient être limitées aux seules fonctions des collaborateurs. La gestion de profils utilisateur répond à cette problématique,
• Leur enregistrement devait être sécurisé afin d’empêcher les erreurs lorsque plusieurs intervenants travaillent sur un même projet (situation relativement fréquente),
• L’ergonomie devait être intuitive pour que la solution soit pleinement exploitée.

Pour d'évidentes raisons de confidentialité, nous ne pouvons dévoiler plus en détail l'ensemble des fonctionnalités spécifiques développées mais la solution intègre un import de données depuis un CRM en place, des SMS sont adressés à différents interlocuteurs du projet à des étapes prédéfinies, un système d'archivage assure la traçabilité des données, etc.

Voir l'avis d'Hippocrate Transactions