Projet : Développement d'une application web pour le secteur notarial

Le cahier des charges de l'application web

L’activité des juristes du CRIDON OUEST est d’apporter des réponses aux problématiques concrètes rencontrées par les études notariales des 14 départements du ressort du CRIDON OUEST. Ces juristes répondaient aux questions juridiques posées majoritairement par téléphone ou par mail et par fax plus exceptionnellement.

La communication des différents services proposés auprès de l’ensemble des notaires et l’accès à ces mêmes services s’avéraient incomplets. En effet, l’éventail des services proposés par le CRIDON OUEST est important :

• Questions juridiques,
• Accès à des ouvrages et des travaux émanant des éditeurs juridiques,
• Accès à la documentation réalisée par les juristes du CRIDON OUEST : veille juridique, brochures, conférences audios grâce à des podcasts,
• Formation à destination des notaires et de leurs collaborateurs.

Il n’existait pas, sur le marché, de solution existante permettant la prise en compte de l'ensemble des différentes problématiques. L’espace de téléchargement privé, précédemment réalisé par notre équipe en 2013, s’avérait maintenant incomplet et n’offrait pas la souplesse requise, tant pour les administrateurs que pour les utilisateurs.

Le choix de créer une véritable plateforme en ligne, sous la forme d’un extranet complet et sécurisé, s’est imposé. 

 

Les principales fonctionnalités de l'application web du CRIDON OUEST 

Le développement a été organisé autour des trois profils principaux d’utilisateurs :

Interface Administration : L’équipe d’administration du CRIDON OUEST peut, à tout moment intervenir sur les différents contenus publiés grâce à une interface dédiée. 

Interface Juriste : Chaque juriste du CRIDON OUEST dispose de son interface sur laquelle il peut traiter les différentes demandes. Il dispose également d’un planning / calendrier personnel et d’un planning général des équipes du CRIDON OUEST. 

Interface Notaire : Chaque notaire ou collaborateur identifié à accès la base documentaire (GED) et à la FAQ (Foire Aux Questions). Il peut déposer une nouvelle demande et consulter les réponses à toutes les demandes passées, prendre rendez-vous avec un juriste puis consulter son planning de rendez-vous. 

Développement d'un module de prise de rendez-vous

• Prise de rendez-vous en ligne,
• Mise en relation avec le planning pour gestion des disponibilités et ajout du rendez-vous au planning,
• Validation et confirmation par les différents intervenants,
• Mails automatiques de confirmation de rendez-vous,
• Gestion des droits du planning en fonction de l'utilisateur et la gestion de l'affichage en fonction du type d'évènement.

Administration des suites données à un échange de type question-réponse

• Création de nouvelles étapes dans le processus de traitement de demande pour améliorer le suivi et la traçabilité,
• Création d'une interface permettant de rattacher une question à un dossier et à une autre question posée précédemment,
• Affectation d'un nombre de points afin d’éditer des statistiques sur la pertinence des réponses fournies par le CRIDON OUEST.

Développement d'un moteur de recherche sur mesure

• Création d'un moteur de recherche complet permettant la recherche sur différentes sections du site (Question, veille juridique, podcasts, brochures, fiche synthétiques),
• Création d'un algorithme itératif permettant de fournir un résultat le plus pertinent possible en fonction de la recherche de l'utilisateur,
• Harmonisation des affichages des éléments.

Publication sur le portail national des 5 CRIDON

• Génération d'un flux XML précisant pour chaque élément les métadonnées (date de publication, mots clés, auteur) et si la publication est une mise à jour, une création ou une suppression,
• Génération de chaque item au format HTML et PDF,
• Gestion des connexions FTP et Transfert depuis les scripts PHP,
• Création d'une arborescence dans le serveur distant et dépôt des différents fichiers générés précédemment dans chaque emplacement,
• Envoi d'un mail automatique de nouveau dépôt.

Développement du volet Formation

• Mise en place d'un onglet formation accessible aux utilisateurs et disponible à la réservation,
• Gestion des différents aspects administratifs en back-office, gestion du plan de formation,
• Notification de rappel de dépôt de support de formation, validation des supports de formation,
• Gestion des intervenants,
• Gestion des primes de formation et des frais de déplacements,
• Traitement de la facturation au client.

Le développement de cette application web sur mesure permet la digitalisation d’une grande partie des activités du CRIDON OUEST. Il a également permis une véritable modernisation des process en harmonisant l’ensemble des opérations disponibles.

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